Muotoiluajattelu vie pintaa syvemmälle – työkaluja ihmiskeskeiseen ja osallistavaan innovointiin

Muotoiluajattelu (design thinking) on sekä ajattelutapa että työkalu, jonka avulla luodaan innovatiivisia ratkaisuja monimutkaisiin ongelmiin. Muotoiluajattelun avulla voidaan parantaa myös työntekijäkokemusta.

Floris van der Marel ja Bella Sillman ovat sitä mieltä, että organisaatiot voivat hyödyntää muotoiluajattelua monin tavoin. Kuva: Junnu Lusa

Heidi Hammarsten, 26.04.2022

Read this in English

Muotoilija oppii työuransa aikana paljon uusia toimintamalleja, joista muodostuu tapoja. Niiden avulla hän osaa esimerkiksi yhdistellä erilaisia ideoita, lähestyä ajatuksia eri näkökulmista ja hyödyntää käyttäjiltä saatavaa tietoa.

”Muotoiluajattelu on joukko työkaluja, joiden avulla pääsee nopeasti kiinni muotoilijan ajattelutapaan”, kertoo tutkija Floris van der Marel Aalto Design Factorysta. Aalto Design Factory on Aalto-yliopiston monitieteinen kokeilualusta, joka on osa maailmanlaajuisesti yli 30 oppilaitoksessa toimivaa verkostoa.

”Tavoitteenamme on tarjota nämä työkalut myös muiden kuin muotoilijoiden käyttöön”, van der Marel jatkaa.

Design Factoryn lisäksi van der Marel toimii myös valmentajana Aalto University Executive Educationin (Aalto EE) muotoiluajattelua käsittelevissä ohjelmissa. Hän on osallistunut moniin erilaisiin tutkimushankkeisiin ympäri maailmaa ja on kiinnostunut erityisesti muotoiluprosessien sisäisestä vallan epätasapainosta.

 

Ihmiskeskeisyydellä on tärkeä rooli muotoiluajattelussa, sanoo tutkija Floris van der Marel Aalto Design Factorysta. Kuva: Junnu Lusa

 

”Olen kiinnostunut monimuotoisuudesta ja osallistavuudesta. Ne ovat ilmiöinä herättäneet entistä enemmän kiinnostusta viime vuosina.”

Van der Marelin mukaan ihmiskeskeisyydellä on tärkeä rooli muotoiluajattelussa. Juuri se erottaakin muotoiluajattelun muista menetelmistä.

Muotoiluajattelua voidaan hyödyntää niin asiakkaiden tarpeiden ja haasteiden kartoittamiseen ja kokemuksen parantamiseen kuin organisaation sisäisten haasteiden ratkomiseen."

”Kun kehitämme jotain uutta, ideaa pitää tarkastella monesta eri näkökulmasta: onko se toteutettavissa, onko se kannattava ja onko se ihmisten näkökulmasta toivottava? Monissa keskusteluissa keskitytään kuitenkin vain idean toteutettavuuteen. Muotoiluajattelu on poikkeuksellisen hedelmällistä juuri sen vuoksi, että siinä lähdetään liikkeelle idean toivottavuudesta .”

Muotoiluajattelua voidaan hyödyntää niin asiakkaiden tarpeiden ja haasteiden kartoittamiseen ja kokemuksen parantamiseen kuin organisaation sisäisten haasteiden ratkomiseen.

Myös Aalto EE:n Senior Competence Manager Bella Sillman tunnistaa muotoiluajattelun edut: ”Se on joustava ja monipuolinen lähestymistapa, jota voidaan hyödyntää monenlaisissa organisaation haasteissa – juuri siksi pidänkin siitä.”

Haasteet, joiden ratkaisemiseen muotoiluajattelua voidaan soveltaa, voivat liittyä esimerkiksi oikeanlaisten osaajien houkuttelemiseen ja rekrytointiin, parhaan suorituskyvyn saavuttamiseen, ihmisten osallistamiseen päätöksenteossa ja yhteiseen innovointiin kannustamisessa.

Uudistuva henkilöstöjohtaminen ja työn tekemisen käytännöt

Koronaviruspandemia on vauhdittanut valtavaa irtisanoutumisten aaltoa ympäri maailmaa, kun työntekijät ovat alkaneet määritellä arvojaan ja odotuksiaan uudelleen. Monet ovat irtisanoutuneet nykyisestä työstään tavoitteenaan löytää paremmin omia odotuksiaan vastaavaa uutta työtä.

”Meillä on takana pari poikkeuksellista vuotta. Monet organisaatiot ovat alkaneet jäsentää työskentelymallejaan, johtamiskäytäntöjään ja rakenteitaan uudelleen”, kertoo Sillman, jolla itselläänkin on vankkaa kokemusta henkilöstöjohtamisen tehtävistä.

 

Monet organisaatiot ovat alkaneet jäsentää johtamiskäytäntöjään ja rakenteitaan uusiksi, sanoo Aalto EE:n Senior Competence Manager Bella Sillman. Kuva: Junnu Lusa

 

”Henkilöstöhallinnon ja -johtamisen toiminnot ja mallit tuntuvat olevan jopa ammattikunnan tasollakin jäsentämässä uudelleen omaa rooliaan voidakseen paremmin tukea organisaatioita  ja ihmisiä onnistumaan työssään. Siksi haluammekin tarjota näitä työkaluja ja muotoiluajattelun lähestymistapaa asiakkaillemme juuri nyt.”

Sillman kertoo työntekijäkokemuksen olevan hyvin moniulotteinen käsite. Ihmisillä voi olla hyvinkin erilaisia käsityksiä omasta urastaan, työnantajastaan ja siitä, mikä motivoi heitä työssään.

”Muotoiluajattelun avulla voimme koota ja yhdistää näitä erilaisia käsityksiä, luoda yhteisymmärrystä ja kannustaa työntekijöitä ja johtajia ideoimaan ja luomaan yhdessä merkityksellisiä prosesseja ja käytäntöjä. Oikein toteutettuna ja johdettuna muotoiluun pohjautuva kehitysprosessi voi saada ihmiset kokemaan, että he ovat aktiivisia toimijoita muutoksessa, mikä on motivoivaa ja palkitsevaa kaikille.”

Oikein toteutettuna ja johdettuna, muotoiluun pohjautuva kehitysprosessi voi saada ihmiset kokemaan, että he ovat aktiivisia toimijoita muutoksessa."

”Innostus on myös hyvin tarttuvaa ja muotoilijamaisen ajattelutavan edut näkyvät nopeasti”, van der Marel lisää.

Aalto EE on jo tehnyt asiakasorganisaatioidensa kanssa kokeiluja, joissa muotoiluajattelua hyödynnetään erilaisten työntekijäkokemukseen liittyvien haasteiden ratkaisemisessa.

Kokeiluissa on keskitytty muun muassa suorituksen johtamiseen ja vuosittaisen kehityskeskusteluprosessin uudistamiseen. Niiden aikana on etsitty sekä onnistumisia että kehitystä vaativia alueita ja pohdittu keinoja kokemuksen kehittämiseen.

Myös rekrytointi oli kokeilujen keskeinen aihealue. Asiakkaiden kanssa on käyty läpi muun muassa sitä, miten työnhakija kokee rekrytointiprosessin ja yrityksen imagon työnantajana.

”Muotoiluajattelua hyödynnettäessä voidaan käydä läpi koko työsuhteen elinkaari ja siihen liittyvät prosessit. Kunnianhimoisenkin, laajan tavoitteen voi jakaa pienempiin, helpommin hallittaviin vaiheisiin”, Sillman kertoo.

Kohdistuuko ratkaisu oikeaan haasteeseen?

Muotoiluajattelulla on innovaatioprosessissa oma muotonsa ja rytminsä, mutta prosessi voi kuitenkin vaihdella tilanteen mukaan. Ensimmäinen vaihe on aina ongelman asiayhteyden ja kontekstin ymmärtäminen. Asiakkaalla voi olla mielessään jo lähtökohtaisesti tietty ennakkokäsitys  olemassaolevasta haasteesta ja ehkä ratkaisuideakin.

Näissä tapauksissa lähdetään tutkimaan ongelmaa syvemmin ja pureudutaan ennakkokäsityksiin.

”Tutustumme ensin ihmisten käsitykseen ongelmasta. Onko heidän ilmaisemansa ongelma todella se, johon ratkaisua tarvitaan, vai onko taustalla kenties jokin muu vähemmän ilmeinen juurisyy? Sen sijaan, että lähtisimme suoraan ratkaisemaan ongelmaa, kuuntelemme ihmisiä ja keskustelemme heidän kanssaan. Astumme tavallaan niiden ihmisten saappaisiin, joita yritämme palvella”, van der Marel kertoo.

Aina ei kuitenkaan ole tiedossa ilmeistä ongelmaa, vaan lähtökohtana voi olla esimerkiksi yleinen organisaation toimintaympäristö. Siinä tapauksessa ensimmäinen vaihe on löytää oikeat ihmiset ja kartoittaa heidän kokemuksiaan siitä, mitkä asiat toimivat hyvin ja mitkä ovat haasteellisia.

”Minkä asioiden takia ihmiset haluavat jäädä tai lähteä? Jos haasteena on työvoiman vaihtuvuuden vähentäminen, tulee kiinnittää huomiota asioihin, jotka tekevät ihmisistä iloisia ja tyytyväisiä. Esimerkiksi merkityksellisten työtehtävien tarjoamiseen, jatkuvan oppimisen, osaamisen kehittämisen tai uralla etenemisen mahdollistamiseen. Se voi olla jotain aivan muutakin.”

Kaikkien kokemuksia ei kannata yrittää kerätä kerralla, vaan van del Marel ehdottaa, että ensin etsitään muutama ihminen, joiden kokemus on jostain syystä ollut poikkeuksellisen haastava, ja pureudutaan heidän kertomuksiinsa.

”On hyvä kiinnittää huomiota myös tunteisiin. Monet henkilöstöjohtamisen käytännöistä ovat olleet käytössä jo pitkään, ja toisinaan hyvätkin käytännöt menettävät ajan myötä tarkoituksenmukaisuuttaan. Vanhentuneet käytännöt saattavat estää ihmisiä tekemästä työtään kunnolla tai ne voivat aiheuttaa tarpeetonta turhautumista, mielipahaa ja viivästyksiä.”

Muotoiluajatteluun voidaan sisällyttää myös vertailuanalyysi. Sen avulla voidaan peilata omaa organisaatiota ja haastetta muihin organisaatioihin ja vastaavanlaisiin tilanteisiin, josta voidaan saada tukea ja ideoita oman haasteen ratkaisemiseen.

Tässä vaiheessa voidaan ja pitääkin lähteä monenlaisille sivupoluille ja etsiä vaihtoehtoisia näkökulmia ongelmaan. Van del Marel saattaisi esimerkiksi kysyä: mitä tekisit, jos olisit vaikka Barack Obama tai Darth Vader?

On hyvin epätodennäköistä, että organisaatio lähtisi toteuttamaan liian radikaalia ideaa. Ennemminkin useimmiten pysytellään liian turvallisilla vesillä."

”Ensin saa lähteä ihan hulluillekin harhapoluille – tarkoitus on irtautua totutuista ajattelumalleista ja löytää kaikki mahdolliset ja mahdottomatkin ideat. On hyvin epätodennäköistä, että organisaatio lähtisi toteuttamaan liian radikaalia ideaa. Ennemminkin useimmiten pysytellään liian turvallisilla vesillä.”

Seuraavassa vaiheessa käsillä oleva ongelma määritellään ja rajataan. Rajaamisella tarkoitetaan tietyn näkökulman valitsemista ongelman ratkaisemiseksi. Van der Marel mainitsee, että laajalla rajauksella ja ideoinnilla vaihtoehtoja voi tuntua olevan liikaa aluksi, mikä saattaa saada ongelman ratkaisemisen tuntumaan ylivoimaiselta.

”Muotoiluajattelusta saa tukea erilaisten ajatusten työstämiseen ja jäsentämiseen ja eri ideoiden yhdistämiseen toimivaksi yhtälöksi, joka vie ratkaisua eteenpäin.”

Käytä enemmän aikaa ongelman ymmärtämiseen

Ratkaisu löytyy lopulta, mutta sitä ei kannata lähteä hakemaan liian aikaisin.

”Organisaatiot ovat yleensä aika hyviä mahdollisten ratkaisujen löytämisessä. Haluamme ihmisten kuitenkin viettävän enemmän aikaa ongelman ymmärtämisen  ja asioiden selvittämisen parissa sen sijaan, että hypättäisiin suoraan johtopäätöksiin.”

Lopuksi on vielä vaihe, jossa ideat kerätään yhteen ja niistä kehitetään käyttäjille esiteltäviä prototyyppejä. Näin saadaan arvokasta palautetta jatkokehitystä varten. Prototyyppi voi olla muodoltaan fyysinen objekti tai vaikkapa kuvakäsikirjoitus.

Van der Marel muistuttaa, että lähestymistavan on tarkoitus olla osallistava ja ihmiskeskeinen.

”Prototyyppien kehittämisessä ja testaamisessa keskitytään ennen kaikkea ihmisten kokemuksiin ja ajatuksiin. Ideoita testataan käyttäjien tai työntekijöiden kanssa, jotta saadaan selville, mistä he pitävät tai eivät pidä.”

Testausvaiheen aikajänne voi vaihdella päivästä tai viikosta jopa kuukausiin. Testaaminen voidaan aloittaa pienelläkin ryhmällä ja rajallisilla resursseilla.

Muotoiluajattelun tarkoituksena on lisätä sietokykyämme hajanaisen tiedon ja erilaisten ideoiden käsittelyyn."

Muotoiluajattelua ja sen tarjoamia työkaluja voidaan hyödyntää ja testata monenlaisissa yhteyksissä. Ajattelutapa tarjoaa osallistavan ja innostavan tavan luoda innovaatioita yhdessä.

”Muotoiluajattelun tarkoituksena on lisätä sietokykyämme hajanaisen tiedon ja erilaisten ideoiden käsittelyyn. Voit luottaa siihen, että prosessi ohjaa sinut lopulta käyttökelpoiseen ja testattavaan ideaan. Juuri oikeaa ratkaisua ei välttämättä tarvitse löytää heti ensimmäisellä yrityksellä.”

Työntekijäkokemuksella on suora yhteys asiakaskokemukseen ja asiakaskokemuksella organisaation menestykseen. Työntekijäkokemus on henkilökohtaista, mutta myös kollektiivista ja siihen on mahdollista vaikuttaa. Tutustu uudistettuun Design Your Employee Experience -ohjelmaamme täällä.

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Muotoiluajattelu vie pintaa syvemmälle – työkaluja ihmiskeskeiseen ja osallistavaan innovointiin

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on kokoelma ajatuksia herätteleviä artikkeleita, podcasteja, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liike-elämästä ja itsensä kehittämisestä. Englanninkielinen Aalto Leaders' Insight Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille noin kerran kuukaudessa. Tilaus on halutessasi helppo perua. Katso esimerkki.

Aalto University Executive Education Oy ja sen konserniyhtiöt voivat käyttää tietojani markkinoinnissa pitääkseen minut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseen minua edistämään uraani. Katso tietosuojapolitiikka.