Avoin ja läpinäkyvä viestintä - Avain poikkeusoloissa menestymiseen

Turvallisuusjohtaminen on entistäkin kokonaisvaltaisempaa ja kompleksisempaa, sanoo johtaja Antti-Pekka Kuusiluoma SOK:sta. ”Rehellisesti on sanottava, että horisontissa on nyt sellaisia uhkakuvia, joita siellä ei ole aiemmin ollut. Epätodennäköisenä pidetyt riskit ovat osin realisoituneet.” Muuttuneeseen tilanteeseen reagoidaan suunnitellusti: laaditaan skenaarioita, arvioidaan riskejä ja tehdään vaihtoehtoisia varautumissuunnitelmia.

Reetta Räty, 18.10.2022

Read this in English

Antti-Pekka Kuusiluoma on siitä tyypillinen turvallisuusjohtaja, että kun häneltä kysyy viime vuosien tunnelmista, saa vastaukseksi vähän epäuskoisen huokauksen: onhan tämä ollut melkoista aikaa!

SOK:ssa on eletty kuten niin monessa muussakin organisaatiossa, päivä kerrallaan, tilannetta seuraten, vaikutuksia analysoiden ja muutoksiin reagoiden. Kuusiluoma on siitäkin tyypillinen turvallisuusjohtaja, että hänen tittelinsä on nykyään SOK:n hallintopalveluista ja riskienhallinnasta vastaava johtaja. Titteli kuvaa työn kokonaisvaltaisuutta hyvin: turvallisuusjohtaminen ei ole vain yksittäisten vahinkojen torjumista, vaan nimenomaan erilaisten kompleksisten riskien hallintaa.

Turvallisuuteen liittyvät niin myymälävarkaudet, pandemiat, huoltovarmuus kuin sisäiseen valvontaan ja tietosuojaan liittyvät kysymykset. Olennaista on, että varautumiseen ja riskienhallintaan sisältyy tulevaisuusorientaatio.

Kuusiluoman puheessa korostuu ajatus siitä, että turvallisuuden tulisi olla kiinteä osa organisaatioiden normaalia toimintaa ja johtamista, ei mikään irrallinen palikka. 

Turvallisuuden tulisi olla kiinteä osa organisaatioiden normaalia toimintaa ja johtamista."

Turvallisuusorganisaatio on liiketoiminnan tukipilari

Kuusiluoma on työskennellyt turvallisuuden ja riskienhallinnan kysymysten parissa vuosikymmenien ajan. Hänellä on selkeä näkemys työnjaosta organisaatiossa. Turvallisuudesta huolehtiminen on liiketoiminnan mahdollistamista. Turvallisuusorganisaatio ei ole sisäinen poliisi, vaan liiketoiminnan tuki. 

”Kun epävarmuuksiin varautuminen on kunnossa, riskinottokyky kasvaa ja voit menestyä paremmin. Riski on uhka ja mahdollisuus”, hän sanoo.

Pandemia-aikana monet organisaatiot ovat toimineet poikkeusoloaikojen moodissa. On perustettu koronanyrkkejä, tilannehuoneita ja kriisinhallintaryhmiä. S-ryhmässä tilanteen hallinnasta on vastannut siihen osoitettu kriisinhallintaorganisaatio. Siellä on kerätty tilannetietoa ja muodostettu kulloinkin ajantasainen tilannekuva. Lisäksi on hahmoteltu erilaisia skenaarioita ja niiden mahdollisia vaikutuksia liiketoiminnalle sekä toimenpide-ehdotuksia jatkoa ajatellen. 

Johdon on helpompi tehdä päätöksiä, kun tilannekuva ja tulevaisuutta koskevat skenaariot ovat selkeitä ja tietoon perustuvia.

Kuusiluoma sanoo, että SOK:ssa punaiseksi langaksi otettiin jo varhaisessa vaiheessa pandemiaa se, että toimitaan viranomaisohjeistuksien ja -suosituksien mukaisesti. Päätöksiä vaativia käytännön asioita silti riittänyt. Maskit, visiirit, etä- ja hybridityötyösuositukset, hygieniaohjeistukset, tuotantoketjujen varmistaminen, työvoiman saatavuus, karanteeniajat… Päätettävien ja toteutettavien asioiden lista on käytännössä loputon. 

Riski on uhka ja mahdollisuus.”

Käytännön asioiden lisäksi poikkeusoloissa korostuvat tunteet ja niiden hallinta. 

”Olemme saaneet huomata, että aivan keskeinen väline poikkeusoloissa on avoin, läpinäkyvä viestintä.”

"Ihmisten on tärkeää kuulla, että organisaatiolla on tilanne hallussa"

Kun kaikki tietävät, missä mennään, luottamus säilyy. 

”Ihmisten on tärkeää kuulla, että organisaatiolla on tilanne hallussa, ollaan poikkeuksetta asioiden päällä. Lisäksi päätökset on viestittävä selkeästi ja ne pitää perustella hyvin”, Kuusiluoma sanoo.

Ihmisten täytyy tietää, mitä tehdään ja miksi tehdään juuri näin.

Kriisi paljastaa, miten organisaatio toimii: hyvät ja huonot puolet tulevat poikkeusaikana kirkkaasti näkyviin. Sama piirre on turvallisuuteen ja varautumiseen liittyvissä harjoituksissa.

”Ne ovat parhaita hetkiä päästä keskustelemaan ylimmän johdon kanssa siitä, missä asioissa on parannettavaa, mikä toimii hyvin, onko harmaita alueita, tunnistetaanko uusia uhkakuvia tai riskejä.”

Kuusiluoma sanoo olevansa suorastaan kiitollinen siitä, miten hyvin säännöllinen riskien kartoitus ja hallinta ovat osa S-ryhmän toimintaa ja johtamista. ”Meillä tarkastellaan säännöllisesti riskejä kokonaisvaltaisesti ja arvioidaan toimenpiteiden riittävyyttä.”

Rehellisesti on sanottava, että horisontissa on nyt sellaisia uhkakuvia, joita siellä ei ole aiemmin ollut."

Kuusiluoman pitkä ura turvallisuuden tehtävissä antaa perspektiiviä omaan työhön. Monessa asiassa näkee, miten turvallisuuden teemat kietoutuvat toisiinsa: vaikkapa verkkokaupan kehittyminen tarkoittaa sitä, että on varauduttava huolellisesti kyberuhkiin – toisaalta verkkokaupalla on linkki vastuullisuuteen. On vastuullista kunnioittaa asiakkaiden yksityisyyttä ja käsitellä vaikkapa henkilötietoja vaatimusten mukaisesti. ”Kuluttajan pitää voida luottaa siihen, että tiedot ovat turvassa ja niitä käsitellään asianmukaisesti.”

Yritysten yhteiskunnallinen vastuu ja rooli on tullut harvinaisen konkreettiseksi, kun Euroopassakin eletään nyt sodan varjossa. Kaupan alan toimijana S-ryhmällä on rooli kansallisen huoltovarmuuden kysymyksissä. Varautumista tehdään yhdessä yhteiskunnan eri sektoreiden kanssa huoltovarmuuskeskuksen välityksellä. Tavoite on selkeä: huolehtia poikkeusoloissa esimerkiksi ruoan, energian ja käteisen saatavuudesta. 

Kuusiluoma sanoo, että riskiskenaarioita tehdään lyhyelle ja pitkälle tarkastelujaksolle. 

”Rehellisesti on sanottava, että horisontissa on nyt sellaisia uhkakuvia, joita siellä ei ole aiemmin ollut. Epätodennäköisenä pidetyt riskit ovat osin realisoituneet. Riskit, tai vähintäänkin niiden toteutumisen todennäköisyys, ovat jossain määrin muuttuneet. Mutta juuri tällaisissakin oloissa me laadimme skenaarioita, arvioimme riskejä ja teemme vaihtoehtoisia varautumissuunnitelmia. Yhden totuuden pohjalta ei voi edetä.”


Miten BANI (Brittle, Anxious, Non-Linear, Incomprehensible) on näkynyt työssäsi?

“On kriisistä toiseen viime vuodet. Uusi tilanne on päällä ja aikaisempia pyritään hallitsemaan samaan aikaan. Kriisitilanteesta huolimatta on useimmissa tilanteissa pystyttävä johtamaan samanaikaisesti liiketoimintaa. Kriisin aikana johtamiseen ja päätöksentekoon liittyy aikajänteen lyheneminen: ensivaiheessa päätöksiä pitää tehdä nopeasti, että saadaan akuutti tilanne hallintaan, ei ole normaaliin tapaan aikaa valmistella ja keskustella. Meillä on pyritty tunnistamaan kysymykset, joihin liittyvät päätökset pitää tehdä nopeasti – samalla saadaan aikaa kerätä informaatiota seuraavien asioiden ratkaisemisen tueksi. Jos omia prioriteetteja ei ole mietitty etukäteen eikä ole toimintamalleja valmiina, aikaa kuluu ja vahinkoja saattaa syntyä lisää.”


Tämä Antti-Pekka Kuusiluoman haastattelu on osa pidempää long form -artikkelia, joka on julkaistu Aalto Leaders' Insight -lehdessä. Lue koko artikkeli 

 

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Avoin ja läpinäkyvä viestintä - Avain poikkeusoloissa menestymiseen

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on kokoelma ajatuksia herätteleviä artikkeleita, podcasteja, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liike-elämästä ja itsensä kehittämisestä. Englanninkielinen Aalto Leaders' Insight Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille noin kerran kuukaudessa. Tilaus on halutessasi helppo perua. Katso esimerkki.

Aalto University Executive Education Oy ja sen konserniyhtiöt voivat käyttää tietojani markkinoinnissa pitääkseen minut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseen minua edistämään uraani. Katso tietosuojapolitiikka.